SaaS & App
Kundensupport

FRT von 207 Stunden auf 5 Minuten gesenkt – für die SaaS-Live-Chat-App Mili

EverHelp ist eine Partnerschaft mit der Live-Chat-Anwendung Mili eingegangen, um deren Support-Angebot auszubauen und die Reaktionszeiten zu verbessern. Im Ergebnis haben wir die Kapazität zur Anfragenbearbeitung verelffacht, die Erstreaktionszeiten um 99,7 % gesenkt und den CSAT auf 85 % gesteigert.
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Case studies
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FRT von 207 Stunden auf 5 Minuten gesenkt – für die SaaS-Live-Chat-App Mili
key metrics

CSAT

85 %

FRT

4 Min.

Location

Zypern

Languages

Mehrsprachig

Channels

E-Mail

Tools

Keine implementiert

Services

Kundensupport

Team size

9 geteilte Agenten

Mobile Live-Chat-Anwendung Mili
‍

Mobile Live-Chat-Anwendung Mili

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Mili ist eine Video-Chat-App für Menschen, die echte Verbindungen mit Fremden online knüpfen möchten. Die App bietet private Videoanrufe, Live-Video-Chats und Text-Chats, damit Nutzer neue Menschen kennenlernen, Fremdsprachen üben und das Gefühl haben können, Teil von etwas Größerem zu sein. Mit über 500.000 Downloads und einer globalen Community von mehr als 1 Million aufgeschlossenen Menschen hält Mili die Unterhaltung rund um die Uhr am Laufen – durch Live-Streaming, interessenbasiertes Matching und ein internes Nutzerbewertungssystem, das jede Interaktion sicher und geschützt hält.


Wer ist EverHelp?


EverHelp ist ein branchenführender Anbieter, der menschliche Kompetenz und KI kombiniert, um maßgeschneiderte Support-Outsourcing-Dienstleistungen zu erbringen. Seit unserer Gründung im Jahr 2021 sind wir von 5 Mitarbeitern auf über 1.000 Agenten auf 4 Kontinenten gewachsen und haben mit mehr als 100 Kunden zusammengearbeitet. Doch erstklassiger Support bedeutet heute nicht nur Menschen – sondern die richtige Kombination aus Menschen und Technologie.
‍

Deshalb setzen wir unsere erfahrenen Agenten gemeinsam mit Evly ein – unserem proprietären KI-Kundenservice-Agenten, der auf allem aufbaut, was wir über außergewöhnliche Kundenerlebnisse gelernt haben. Das Ergebnis? Ein nahtlos integriertes Mensch-KI-Supportmodell, das unseren Kunden hilft:
‍

  • Schnelle E-Mail-Antworten in unter 10 Minuten zu liefern
  • Ein echtes Rund-um-die-Uhr-Erlebnis mit 24/7-Support zu bieten
  • CSAT-Scores von 83 %+ zu erzielen
  • 97 % aller Beschwerden zu lösen


Die Herausforderung: Ein Agent und ein völlig überlastetes Supportsystem


Mili wandte sich an EverHelp als wachsendes SaaS-Projekt, dessen Supportkapazität das Unternehmenswachstum ausbremste. Ihr Kundendienst sah folgendermaßen aus:
‍

  • 1 Support-Agent bearbeitete 215 monatliche Kundenanfragen
  • Die Erstantwortzeit lag bei 207 Stunden, mit einer durchschnittlichen Antwortzeit von rund 205 Stunden
  • Die vollständige Problemlösung erstreckte sich auf bis zu 250 Stunden, was bedeutete, dass manche Nutzer über 10 Tage ohne eine gelöste Anfrage blieben
  • Die Kundenzufriedenheit spiegelte die Belastung wider und lag bei nur 58,2 % – weit unter jedem akzeptablen Richtwert


Unsere Lösung: Einführung eines geteilten Teams zur Steigerung der Supportkapazität


EverHelp verfolgte einen strukturierten End-to-End-Ansatz zur Umgestaltung des Supportbetriebs von Mili und führte folgendes ein:
‍

  • Recruiting- & Schulungsprogramm – Ein belastbares Einstellungs- und Onboarding-Programm entwickelt und ein gemeinsam genutztes Support-Team aufgebaut, das bis zu 2.500 Anfragen pro Monat bearbeiten kann.
    ‍
  • Support-Flow – Das Makro- und Tagging-System eingeführt und klare Lösungsabläufe etabliert, an denen sich die Agents orientieren können.
  • Eskalationsprozesse – Einen Kanal für Bug-Meldungen geschaffen und die Eskalationswege gestärkt, damit komplexe oder ungelöste Probleme ohne Verzögerung schnell an die richtigen Teams weitergeleitet werden.

  • Feedbackschleife – Ein strukturiertes System aufgebaut, um Nutzerfeedback zu erfassen, auszuwerten und direkt ins Produkt einfließen zu lassen – und so kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben, die sich an den tatsächlichen Bedürfnissen der Nutzer orientieren.

  • Leistungskennzahlen & Management – Ein detailliertes Tracking samt Analytics im gesamten Support-Team eingeführt, das fortlaufende Verbesserungen und eine effektivere Bearbeitung von Kundenanfragen ermöglicht.

  • Monatliche Produktstatistiken – Ein regelmäßiges Reporting zu Leistungstrends etabliert, das dem Team von Mili klare Einblicke in den Zustand des Supports und in Entwicklungsfelder gibt.

‍

Die Ergebnisse: Eine 11-fache Kapazitätssteigerung und ein CSAT-Anstieg um 27 Punkte
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Kennzahl Was EverHelp erreicht hat
FRT 4 Min. (↓99,7 %)
ART 5 Min. (↓99,9 %)
CSAT 85 % (↑26,8 Punkte)
Monatliche Anfragenkapazität 2.500+ (↑11-fach)

Dank der Arbeit von EverHelp ist unsere Kundenzufriedenheit deutlich gestiegen und wir haben eine Bewertung von 4,8/5 auf Produktbewertungsplattformen erreicht.

Taylor Owen

Senior Manager bei Airtable

Ausblick


Derzeit läuft das Produkt Mili im Standby-Support, da der Fokus des Kunden auf einem anderen Projekt liegt. Wir bearbeiten eingehende Nutzeranfragen bis auf Weiteres gemäß den neu festgelegten SLAs.

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FAQ

Stellt EverHelp sicher, dass das ausgelagerte Team unsere Kunden genauso betreut wie unser internes Team?

Bei EverHelp ersetzen wir Ihr internes Team nicht einfach. Unser Hauptziel als Ihr Outsourcing-Partner ist es, das Fachwissen, die Struktur und die starken Managementpraktiken einzubringen, die es uns gemeinsam ermöglichen, eine hohe Servicequalität aufrechtzuerhalten und die wichtigsten Kennzahlen zu übertreffen. Unsere Mission ist es sicherzustellen, dass Ihre Kunden dasselbe – oder ein noch höheres – Maß an Fürsorge erfahren wie beim internen Support, während Ihr Unternehmen messbaren Mehrwert, Skalierbarkeit und Leistungsverbesserungen gewinnt.

Wann sind nach der Übernahme durch EverHelp messbare Verbesserungen beim CSAT-Score zu erwarten?

Messbare Verbesserungen beim CSAT zeigen sich typischerweise innerhalb der ersten 1–2 Monate nach der Übernahme. Unsere Teams folgen bewährten Onboarding- und Schulungsprozessen, damit Agenten schnell Ihr Produkt, Ihren Ton und die Erwartungen Ihrer Kunden verstehen. Wir implementieren vom ersten Tag an ein datengesteuertes Qualitätsmonitoring, erkennen Schwachstellen und coachen Agenten proaktiv. In vielen Fällen berichten Kunden bereits in den ersten Wochen von spürbaren CSAT-Verbesserungen, die mit der vollständigen Einarbeitung des Teams kontinuierlich wachsen.

Welchen proaktiven Mehrwert hat EverHelp über die Ticketbearbeitung hinaus für den Geschäftsbetrieb geschaffen?

Da EverHelp als strategischer Partner agiert, nutzen wir kontinuierlich unser Spezialwissen, um:
‍

  • CX- und Geschäftsempfehlungen zur Reduzierung von Stornierungen und Rückerstattungsraten, VAMP und Abrechnung zu geben
  • Engpässe zu identifizieren, Workflows zu optimieren und Prozessverbesserungen vorzuschlagen, die die Teameffizienz steigern
  • Regelmäßige Berichte und Analysen zu erstellen, um Trends, wiederkehrende Probleme und Chancen für die Produkt- oder Serviceentwicklung zu identifizieren

Wie bleiben wir über unsere Support-Warteschlange informiert, ohne das Team selbst zu managen?

Wir etablieren klare Reporting- und Kommunikationssysteme, die es uns ermöglichen, stets vollständig über alle laufenden Supportprozesse informiert zu sein – durch:
‍

  • Dashboards mit Schlüsselkennzahlen
  • Leistungsberichte mit Erkenntnissen
  • Regelmäßige Sync-Calls mit umsetzbaren Updates und Risikohinweisen
  • Sofortige Eskalation bei kritischen Problemen oder SLA-Risiken


Schließlich ist es unsere Rolle als Ihr Partner, Sie proaktiv über Trends zu informieren, potenzielle Risiken zu melden und Serviceverbesserungen vorzuschlagen, bevor sie zu echten Problemen werden.

Wie viel Zeit muss unser internes Team für den Einstieg von EverHelp aufwenden?

Der Onboarding-Prozess dauert in der Regel etwa 4 Wochen und erfordert kaum Zeit von Ihrem internen Team. Wir übernehmen den Großteil des Onboardings und des Wissenstransfers selbst und decken dabei alle wichtigen Schritte ab:
‍

  • Kickoff & Abstimmung
  • Integration
  • Wissenstransfer
  • Shadowing & Einarbeitung


In der Praxis beschränkt sich die Beteiligung Ihres Teams auf kritische Freigaben und Rückmeldungen, während EverHelp den täglichen Einarbeitungsprozess steuert.

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Kundenstimmen

See what our clients have to say about the way we handled their support.

Ich war beeindruckt von ihrer Flexibilität und Geschwindigkeit. EverHelp hat ein Team in wenigen Tagen zusammengestellt, klare automatisierte und standardisierte Prozesse eingerichtet und unsere SLAs sofort auf ein völlig neues Niveau gebracht.

Craig Whitmer
Vice President bei Grubhub

EverHelp hat unser Geschäft schnell verstanden und sich unserer Arbeitsweise angepasst. Ihr Team fühlte sich eher wie eine Erweiterung unseres eigenen an als wie ein externer Dienstleister.

Jonathan Roth
Vice President bei Portage Point Partners

Dank der Bemühungen von EverHelp ist unsere Kundenzufriedenheit deutlich gestiegen und wir haben auf Produktbewertungsplattformen eine Bewertung von 4,8/5 erreicht.

Taylor Owen
Senior Manager bei Airtable

In über 30 Jahren als Unternehmer habe ich selten mit einem so professionellen und reaktionsschnellen Team zusammengearbeitet.

Rod Williams
Geschäftsführender Mitbegründer und CEO von MacWilco Entertainment

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